タスク管理、TODOリストとは、効率よく作業するためには?

最近、世の中でタスクとかTODOとか耳にする機会が増えました。

タスクやTODOは同じような意味で、「これからやらなければいけない事」です。

要するに課題です。

PCなんかでもタスク管理って言ったりスマホでマルチタスクって言ったりして聞き慣れている言葉だと思います。

タスクを課して行動を行わせる、もしくは行うと言うのは非常にいい事です。

特に、自分で何をしたらいいのかわからない人に仕事を任せる時に有効だと思います。

 

スケジュール管理とはタスク管理やTODO管理の集大成ではないかと思うのです。

 

曖昧なタスクは有効ではないのでタスク管理を意識する時は、期日と優先順位を決めましょう。

 

優先順位とはもちろん、結果に対しての何を先に終わらせなければいけないのかの優先順位でもありますがそればかりを気にしていると全てのタスクの完了時間に影響してくるものもあります。

タスクそれぞれの特性を考えて、時間をかけてもいいので頭の中でタスクを組み立てる事でより効率的に仕事が進むでしょう。

私も会社勤め時代はスケジュール管理にはかなりの時間を使っていました。

それだけ時間をかける価値のある事だからです。

 

料理に例えてみましょう。

まずベストな結果は全ての料理を同時に仕上げる事です。

まぁそれは無理なので冷たい料理を先に作り温かい料理を最後に出すのがベターでしょう。

ですが冷たい料理から先に作り始めるわけではありません。

まずは時間がかかるタスクや一度手をつけてしまえばしばらくほっといてもいい事から始めます。

  • お湯を沸かす
  • 米を炊飯する
  • オーブンを温める、もしくは焼く
  • レンジで温める
  • 蒸す
  • 茹でる

これらの作業が発生するタスクは優先的に作業を進めましょう。

なぜなら、上記の作業中は他の作業と同時進行で進める事ができるからです。

  • レンジで温めながら米を研ぐ。
  • お湯を沸かしながら野菜を切る。

など、慣れないうちは同時に行うのは2つ程度がいいかと思います。

繰り返し作業をこなしているうちに数を増やしていけるかと思います。

 

 

人間、右手と左手で違う動きをするような本当の意味でのマルチタスクをこなすのは難しいですが、作業に手をつける前に完成までを想像して優先順位だけでもしっかりと把握して作業に臨むだけで、効率よく仕事ができるようになるかと思います。

最後に、効率よく作業をするには作業スペースは広ければ広いほど効率よく仕事ができます。

多くの作業を同時に進めると作業スペースも狭くなり進行中の作業の効率が悪くなります。

自分のスペックや経験値に見合ったタスクを一つづつこなしていく方が結果として早く終わる事が多いです。

自分を過大評価せず、少しづつ経験値を積み重ねて行く事が大事だと思います。

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